Dienvidkurzemes novada pašvaldības personas datu aizsardzības politika
1. Vispārīgie jautājumi
Dienvidkurzemes novada pašvaldībai (turpmāk – Pašvaldība) savu funkciju un sniegto pakalpojumu efektīvai nodrošināšanai nepieciešams apstrādāt, ievākt un izmantot noteikta veida informāciju - datus par fiziskām personām un organizācijām.
Atkarībā no pieprasītā vai sniedzamā pakalpojuma, vai izpildāmās funkcijas, var notikt personas datu apstrāde Eiropas Parlamenta un Padomes regulas Nr. 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (turpmāk – Vispārīgā datu aizsardzības regula) izpratnē.
Saskaņā ar ārējiem normatīvajiem aktiem (likumi, Ministru kabineta noteikumi, Pašvaldības saistošie noteikumi), Pašvaldībai ir nepieciešams ik pa laikam vākt, apstrādāt un izmantot noteikta veida personas datus, kuri ir nepieciešami, lai Pašvaldība izpildītu savas funkcijas un pienākumus.
Personas dati var attiekties gan uz bijušajiem, gan uz esošajiem Pašvaldības pakalpojumu izmantotājiem; bijušajiem, esošajiem un iespējamajiem Pašvaldības darbiniekiem; piegādātājiem, pakalpojumu sniedzējiem un personām, kuras sadarbojas un komunicē ar Pašvaldību.
Pašvaldības izmantotie personu dati var tikt iegūti no datu subjekta, iesniedzot iesniegumus, vai izmantojot elektronisku saziņu, lai izmantotu Pašvaldības pakalpojumus un Pašvaldība veiktu savas funkcijas. Dati var tikt iegūti no citiem avotiem, piemēram, valsts informācijas sistēmām, trešajām personām un publiskajiem avotiem, lai nodrošinātu Pašvaldībai ar normatīvajiem aktiem uzliktās funkcijas un uzdevumus.
Pārzinis un tā kontaktinformācija:
- Personas datu apstrādes pārzinis ir Dienvidkurzemes novada pašvaldība.
- Adrese: Lielā iela 76, Grobiņa, Dienvidkurzemes novads, LV-3430.
- Reģistrācijas Nr. 90000058625, tālr.: +371 63490458; +371 29447641, e-pasts: pasts@dkn.lv.
- Pašvaldības izveidotās iestādes un aģentūra ir uzskatāma par pārziņa struktūrām, tās nav atsevišķi pārziņi.
- Datu aizsardzības speciālista e-pasts: dati@dkn.lv.
2. Personas datu apstrādes mērķis
Personas datu apstrāde ir nepieciešama, lai Pašvaldība varētu izpildīt savas funkcijas un uzdevumus, kā arī sniegt pakalpojumus, piemēram, nodrošināt iedzīvotājiem sociālo palīdzību, izglītību. Dažreiz personas datus ir nepieciešams apstrādāt, lai aizsargātu fiziskās personas pret tiem radītajiem kaitējumiem, aizsargātu sabiedrisko kārtību, novērstu vai izmeklētu pārkāpumus, nodrošinātu atbilstību tiesību aktiem, un sniegtu informāciju saskaņā ar personu tiesībām.
Atsevišķos gadījumos personas dati var tikt saglabāti Pašvaldības personas datus arhīvā, lai saglabātu pierādījumus, vēsturiskiem mērķiem vai tos izmanto pētniecības, kultūras mantojuma un kultūrvēsturiski nozīmīgas informācijas saglabāšanas vai statistiskiem mērķiem.
3. Datu apstrāde un personas datu kategorijas
Pašvaldība personas datus var apstrādāt papīra vai elektroniskā formātā, telefoniski, kā arī veicot video un audiovideo novērošanu, audioierakstu veidā. Personas datu apstrādi var veikt Pašvaldības darbinieki vai kāds no Pašvaldības sadarbības partneriem, ar ko Pašvaldībai ir noslēgts līgums, saskaņā ar kuru attiecīgie sadarbības partneri (personas datu apstrādātāja statusā) nodrošinās personas datu apstrādes un aizsardzības prasību izpildi saskaņā ar Vispārīgās datu aizsardzības regulas 28. panta 3. daļu, citiem tiesību aktiem un tikai tiem mērķiem, kādiem tie sākotnēji tika apstrādāti. Pašvaldība personas datus apstrādā, ievērojot konfidencialitātes prasības un rūpējoties par tās rīcībā esošo personu datu drošību, izmantojot dažādus samērīgus drošības pasākumus, lai nepieļautu nesankcionētu piekļuvi datiem, datu izpaušanu vai citu neatbilstošu personu datu izmantošanu. Pašvaldībā tiek nodrošināta pienācīga šīs informācijas apstrāde, uzglabāšana, datu integritāte ar atbilstošu drošības līmeni. Pašvaldība izmanto samērīgas un piemērotas fiziskās, tehniskās un administratīvās procedūras un līdzekļus, lai aizsargātu apkopoto un apstrādāto personu datu informāciju, ievērojot saprātīgi paredzamos drošības riskus. Drošības pasākumi tiek pilnveidoti atbilstoši drošības izvirzītajām prasībām.
Pašvaldība ir atbildīga un apstrādā personu datus ar līdzekļiem, kuriem jānovērš personu datu ļaunprātīga izmantošana, neatļauta atklāšana, izmainīšana.
4. Datu aizsardzības principi
Pašvaldība:
- apstrādā personas datus likumīgi, godprātīgi;
- apstrādā personas datus samērīgi, atbilstīgi un tādā apmērā, kas nepieciešami apstrādes nolūku sasniegšanai;
- apstrādā personas datus tādā veidā, lai tiktu nodrošināta atbilstoša personas datu drošība, tostarp aizsardzība pret neatļautu vai nelikumīgu apstrādi un pret nejaušu nozaudēšanu, iznīcināšanu vai sabojāšanu, izmantojot atbilstošus tehniskos vai organizatoriskos pasākumus;
- personas datus glabā ne ilgāk kā nepieciešams nolūkiem, kādos attiecīgos personas datus apstrādā;
- apstrādā tikai precīzus personas datus, un ja tas būs nepieciešams, tos atjauninās;
- vāc personas datus tikai konkrētos leģitīmos nolūkos, izņemot, ja tas būs nepieciešams, lai izpildītu tiesību aktos noteiktās funkcijas un pienākumus.
5. Personas datu kategorijas
Pašvaldība apstrādā personas datus un īpašu kategoriju datus.
Personas dati ir informācija, kas attiecas uz identificētu vai identificējamu fizisku personu, piemēram, vārds, uzvārds, personas kods, dzimšanas datums, kontaktinformācija, informācija, kuru lūdzam sniegt, lai datu subjekts varētu saņemt pakalpojumus, ko sniedz Pašvaldība.
Īpašu kategoriju personas dati ir informācija, kas atklāj rases vai etnisko piederību, politiskos uzskatus, reliģisko vai filozofisko pārliecību vai dalību arodbiedrībās, un ģenētisko datu, biometrisko datu, lai veiktu fiziskas personas unikālu identifikāciju, veselības datu vai datu par fiziskas personas dzimumdzīvi vai seksuālo orientāciju apstrāde.
Fotoattēli, video, audiovideo un audioieraksti, kas uzņemti Pašvaldībā vai sabiedriskos pasākumos ārpus Pašvaldības telpām.
Informācija par fizisko personu izglītību, darba pieredzi, pašreizējo nodarbinātību, amatiem, profesionālo darbību, interesēm, dzimšanas dienu, vecumu, dzimumu un citi personu identificējoši dati (datu subjekti: darbinieki, pretendenti uz vakanci: vārds, uzvārds, adrese, tālruņa numurs, e-pasta adrese, izglītība, pašreizējā nodarbinātība, profesionālā darbība, dzimšanas dati, vecums, dzimums u.c. dati, ko persona iesniedz pēc saviem ieskatiem).
Tīmekļa vietnēs var tikt izmantoti sīkfaili, kas ļauj mums iepazīties ar anonīmu informāciju par apmeklētāju aktivitātēm, lapu skatījumiem, avotiem un vietnē pavadīto laiku. Šo informāciju iegūstam, lai uzlabotu tīmekļvietnes apmeklētāju ērtības, lai pārliecinātos, ka jūs saņemat pēc iespējas labāku pakalpojumu (datu subjekti: tīmekļa vietņu apmeklētāji: tīmekļa vietnē pavadītais laiks, pārlūkotās tīmekļa vietnes lapas, apmeklējumu atkārtotība).
Pašvaldība var atspoguļot informāciju, notikumus un sabiedrībai svarīgas aktualitātes plašsaziņas līdzekļos un sociālajos tīklos, kā arī publiskot citā veidā. Šādā gadījumā var tikt apstrādāti attiecīgajos apstākļos notikumu publiskai atspoguļošanai nepieciešamie personu dati, piemēram, ārējais izskats, vārds, uzvārds, personas sasniegumi, kā arī tamlīdzīga informācija. Publiskojot datus, tiek minimizēti apstrādājamo datu veidi, vienlaikus nodrošinot sabiedrības pienācīgu informētību par attiecīgo notikumu vai aktualitāti.
6. Tiesiskais pamats personas datu apstrādei
Galvenie tiesiskie pamati Pašvaldības personas datu apstrādei:
- normatīvo aktu izpilde – lai izpildītu Pašvaldībai ārējos normatīvajos aktos noteiktos pienākumus un uzdevumus, kas veicami sabiedrības interesēs vai ar likumu piešķirtās pilnvaras robežās;
- likumīgās (leģitīmās) intereses – lai realizētu no Pašvaldības un datu subjekta starpā pastāvošajām saistībām vai noslēgtā līguma, vai likuma izrietošas Pašvaldības leģitīmās (likumīgās) intereses;
- līguma noslēgšana un izpilde – lai noslēgtu līgumu pēc datu subjekta pieteikuma un nodrošinātu noslēgta līguma izpildi;
- saskaņā ar datu subjekta piekrišanu, savu personas datu apstrādei vienam vai vairākiem konkrētiem nolūkiem;
- apstrāde ir vajadzīga, lai aizsargātu datu subjekta vai citas fiziskas personas vitālas intereses, t.i., dzīvību un veselību.
7. Personas datu saņēmēju kategorijas
Pašvaldība neizpauž trešajām personām datu subjekta personas datus vai jebkādu pakalpojumu sniegšanas un līguma darbības laikā iegūto informāciju, izņemot:
- ja attiecīgajai trešajai personai dati jānodod noslēgtā līguma ietvaros, lai veiktu līguma izpildei nepieciešamu vai ar likumu deleģētu funkciju (piemēram, Pilsonības un migrāciju lietu pārvaldei, Izglītības ministrijai, Valsts ieņēmumu dienestam, VSAOI, Valsts zemes dienestam, Zemesgrāmatai, Valsts policijai, u.c.) statistikas, pētījumu veikšanai pētniekiem, kuru pētījumu pieteikumi ir akceptēti saskaņā ar normatīvajiem aktiem;
- ja datu subjekts skaidri un nepārprotami piekrīt datu nodošanai;
- ja tas tiek paredzēts ārējos normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā un apjomā;
- Pašvaldība efektīvu pakalpojumu nodrošināšanai un savu funkciju izpildei, dažkārt var nodot informāciju starp iestādēm, struktūrvienībām un Pašvaldības kapitālsabiedrībām, kā arī citām organizācijām, kas Pašvaldības vārdā sniedz pakalpojumus. Sniedzot personas datus vienai struktūrvienībai vai iestādei, tie var tikt nodoti citām struktūrvienībām un iestādēm Pašvaldībā samērīgi nepieciešamajā apjomā, lai Pašvaldība izpildītu savas funkcijas un sniegtu pakalpojumus. Personas dati var tik nodoti apstrādātājiem (fiziska vai juridiska persona, publiska iestāde, aģentūra vai cita struktūra, kura pašvaldības vārdā apstrādā personas datus), ja tas būs nepieciešams Pašvaldības funkciju un pakalpojumu nodrošināšanai.
8. Personas datu glabāšanas ilgums
Pašvaldība glabā un apstrādā datu subjekta personas datus, kamēr pastāv vismaz viens no šiem kritērijiem:
- kamēr tas nepieciešams mērķiem, kuriem personas dati tika iegūti. Laika periods, cik ilgi Pašvaldība saglabās personas datus, ir atkarīgs no tā, kādam nolūkam tie ir tikuši ievākti, kā arī saskaņā ar normatīvajos aktos noteikto glabāšanas termiņa pienākumu;
- kamēr normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā Pašvaldība vai datu subjekts var realizēt savas tiesības un leģitīmās intereses;
- kamēr ir spēkā datu subjekta piekrišana attiecīgai personas datu apstrādei, ja nepastāv cits datu apstrādes likumīgs pamats;
- video un audiovideo novērošanas ieraksti ar mērķi novērst vai atklāt noziedzīgus nodarījumus saistībā ar personu un īpašuma aizsardzību, Pašvaldības vai trešās personas tiesisko interešu aizsardzību un personu vitāli svarīgu interešu, tajā skaitā, drošības, dzīvības un veselības aizsardzību, tiks glabāti periodu, kas nepārsniedz: video - 30 dienas un audiovideo - 5 - 7 dienas, ja vien attiecīgajā videoierakstā netiks atspoguļota iespējami prettiesiska rīcība vai rīcība, kas palīdzēs Pašvaldībai vai trešajām personām nodrošināt to tiesiskās intereses. Šajā gadījumā, attiecīgais video vai audiovideo ieraksts var tikt iegūts un saglabāts līdz tiesiskās intereses nodrošināšanas brīdim;
- ienākošās un izejošās komunikācijas (e-pasta vēstules, vienotās e-adreses saziņa, pasta korespondence) uzskaite, lai nodrošinātu normatīvajos aktos noteikto juridisko pienākumu ievērošanu, tiks glabāta periodu, kas nepārsniedz divus gadus, ja vien attiecīgajā komunikācijā netiks atspoguļota iespējami prettiesiska rīcība vai rīcība, kas varētu palīdzēs Pašvaldībai vai trešajām personām nodrošināt to tiesiskās intereses. Šajā gadījumā, attiecīgais dokuments var tikt saglabāts līdz tiesiskās intereses nodrošināšanas brīdim.
9. Datu subjekta tiesības
Datu subjektam ir tiesības:
- saņemt normatīvajos aktos noteikto informāciju saistībā ar viņa personas datu apstrādi;
- pieprasīt piekļuvi saviem personas datiem, kā arī pieprasīt Pašvaldībai veikt to papildināšanu, labošanu vai dzēšanu, vai apstrādes ierobežošanu attiecībā uz datu subjekta personas datiem, vai tiesības iebilst pret apstrādi, kā arī tiesības uz datu pārnesamību;
- pieprasīt informāciju par to, kādi personas dati tiek Pašvaldībā glabāti. Pašvaldība ir pienākums sniegt atbildi viena mēneša laikā, ar tiesībām šo termiņu pagarināt pamatotu iemeslu gadījumā.
Ja Pašvaldība apstrādā personas datus saskaņā ar datu subjekta piekrišanu vai pamatojoties uz līgumu, un dati ir saglabāti strukturētā, plaši izmantotā un mašīnlasāmā formātā, datu subjektam ir tiesības lūgt personas datu nosūtīšanu tieši no viena pārziņa citam pārzinim, ja tas ir tehniski iespējams. Šīs tiesības netiek attiecinātas uz personas datiem, kas tiek apstrādāti, lai izpildītu uz pašvaldību attiecināmu juridisku pienākumu, vai, lai izpildītu uzdevumu, ko veic sabiedrības interesēs vai īstenojot pašvaldībai likumīgi piešķirtās oficiālās pilnvaras.
Ne visas datu subjekta tiesības ir absolūtas un tās ir realizējamas normatīvajos aktos noteiktā kārtībā.
Datu subjekts ir tiesības iesniegt pieprasījumu par savu tiesību īstenošanu:
- rakstveida formā klātienē Pašvaldībā, uzrādot personu apliecinošu dokumentu;
- elektroniskā pasta veidā, parakstot ar drošu elektronisko parakstu.
Saņemot datu subjekta pieprasījumu par savu tiesību īstenošanu, Pašvaldība pārliecinās par datu subjekta identitāti, izvērtē pieprasījumu un izpilda to ievērojot normatīvo aktu prasības.
Pašvaldība atbildi sniedz rakstiski, atbildi izsniedzot Pašvaldībā datu subjektam personīgi vai tā pilnvarotajai personai, vai nosūta pa pastu uz viņa norādīto kontaktadresi ierakstītā vēstulē, vai nosūtot ar elektroniskās saziņas līdzekļiem kā elektronisku dokumentu (pa e-pastu vai valsts pārvaldes pakalpojumu portālā www.latvija.lv). Pašvaldība var izvēlēties attiecīgajā gadījumā atbilstošu informācijas sniegšanas veidu, ņemot vērā sniedzamās informācijas drošības apsvērumus, tiesību aktu prasības un datu subjekta norādījumus.
Ja datu apstrāde tiek veikta pamatojoties uz datu subjekta piekrišanu personas datu vākšanai, apstrādāšanai un izmantošanai, kuras tiesiskais pamats ir piekrišana, datu subjektam ir tiesības jebkurā brīdī atsaukt datu apstrādei doto piekrišanu. Piekrišanas atsaukums neietekmē datu apstrādes, kuras veiktas tajā laikā, kad datu subjekta piekrišana bija spēkā. Atsaucot piekrišanu, nevar tikt pārtraukta datu apstrāde, kuru veic, pamatojoties uz citiem tiesiskajiem pamatiem. Atstājot savu kontaktinformāciju (e-pastu, tālruni), datu subjekts piekrīt, ka Pašvaldība var ar viņu sazināties, izmantojot sniegto kontaktinformāciju.
10. Videonovērošana Dienvidkurzemes novada pašvaldībā
Dienvidkurzemes novada pašvaldībā tiek veikta publisko vietu video un audiovideo novērošana šādiem mērķiem: sabiedriskās kārtības un sabiedrības drošības apdraudējuma risku mazināšanai, noziedzīgu nodarījumu novēršanai vai atklāšanai saistībā ar īpašuma aizsardzību un personu vitāli svarīgu interešu, tai skaitā dzīvības un veselības, aizsardzībai, cilvēku un transporta plūsmu kontrolei u.c.
Video un audiovideo novērošanu Pašvaldībā veic, izmantojot stacionāras videokameras, mobilas videokameras, bezpilota lidaparātu lidojumus, vai citas ierīces, kuras, izmantojot, iegūst un saglabā videonovērošanas ierakstu.
Dienvidkurzemes novada pašvaldība dažādos leģitīmos veidos pirms video un audiovideo novērošanas zonas informē par veikto video un audiovideo novērošanu. Videonovērošanas ierakstiem var piekļūt tikai tam attiecīgas pilnvarotas personas kontekstā ar konkrētiem personas datu apstrādes mērķiem.
11. Mājaslapu apmeklējumi un sīkdatņu apstrāde
Pašvaldība, tās iestādes un aģentūra savās mājas lapās var izmantot sīkdatnes. Sīkdatņu apstrādes noteikumi ir pieejami attiecīgajās mājaslapās.
Pašvaldības, tās iestāžu un aģentūras mājaslapās var ievietot saites uz trešo personu interneta mājaslapām, kurām ir savi lietošanas un personas datu aizsardzības noteikumi, par ko pašvaldība nenes atbildību.
12. Sūdzības un komentāri
Ja jums rodas jautājumi vai pretenzijas par personas datu apstrādi un aizsardzību Pašvaldības iestādēs, ziņojiet par to uz Dienvidkurzemes novada pašvaldībai uz e-pasta adresi: pasts@dkn.lv, dati@dkn.lv kur sniegtā informācija tiks izvērtēta.
Ja uzskatiet, ka Pašvaldība nav sniegusi atbildi vai neesat apmierināti ar to kā Pašvaldība izskata Jūsu sūdzība, Jūs variet kontaktēties ar Datu valsts inspekciju, tālrunis: +371 67223131, info@dvi.gov.lv, pasta adrese: Blaumaņa iela 11/13-11, Rīga, LV-1011.
Pašvaldības iestādes un aģentūra ir tiesīgas apstiprināt atsevišķas iestādes vai aģentūras kārtības par tajās veikto personas datu apstrādi. Apstiprinot atsevišķas kārtības par iestādē vai aģentūrā veikto personas datu apstrādi, ievēro šajā personas datu aizsardzības politikā noteiktos principus un nosacījumus, pielāgojot to savām vajadzībām, pēc veiktās personu datu apstrādes specifikas.
13. Personas datu aizsardzības politikas pieejamība un grozījumi
Dienvidkurzemes novada pašvaldības personas datu aizsardzības politika ir pieejama pašvaldības tīmekļa vietnē www.dkn.lv.
Pašvaldībai ir tiesības veikt papildinājumus šajā personas datu aizsardzības politikā, padarot pieejamu Jums aktuālo versiju tīmekļa vietnē www.dkn.lv.